介護事務の仕事を効率よくこなすためには?

介護事務の仕事を効率よくこなすためには、デスク真ん中にフリースペースを確保することが大切です。デスクとは作業をする場所ですから、作業スペースが充分に確保されている必要があります。

 

デスク上にパソコンが置いてある場合でも、デスク手前の数十cmは作業スペースとして確保するように心がけましょう。書類が乱雑に重ねられたり、文房具等で散らかっている状態という方は、トレイやボックスなどを活用して整理整頓をすると良いでしょう。

 

また、そもそものデスクのスペースが狭い場合には、机の上には何も置かずに、脚の付いたワゴンに書類や文房具を収納することをおすすめします。作業スペースは、デスクの左右どちらかに偏った状態ではなく、真ん中に確保することがポイント。

 

体を左右まんべんなく動かせることが、介護事務の仕事をはかどらせる机作りの第一歩になります。中には、机の上には何も置かないほうがいいと考える人もいますが、作業に必要なスペースを確保したら、作業スピードを考え、自分が仕事をしやすいようにレイアウトしてみて下さい。

 

その時に意識しなければならないのが、導線に無駄の無いレイアウト。具体的には、電話の配置を考える場合に、右利きの人は左手で受話器を取り、右手でメモが取れるように、電話は左側に配置します。

 

あまり深く考えずに、電話機を右側に配置してしまうと、右手で取った受話器を左手に持ち替え、右手でメモを取るという、3つのアクションをしなければなりません。

 

とても初歩的なことに思えるかもしれませんんが、小さな小さな無駄の積み重ねが、作業スピードと仕事の効率に大きな違いとなって現れてくるのです。

 

ペンや書類の配置も同様です。常時使うペンとメモ帳は利き手の近くに置いておきます。あらゆる面でワンアクションで取り出しやすく、しまいやすい環境を整えることを心がけてみましょう。